Dokumenten Management System

Dokumente sinnvoll in einem System organisieren

Als datenbankgestützte Applikationen zur Verwaltung von geschäftsrelevanten Dokumenten unterschiedlicher – meist elektronischer – Herkunft in Unternehmen und Behörden kommen Dokumenten Management Systeme (kurz DMS) zum Einsatz. Sowohl elektronische Dokumente als auch nachträglich digitalisierte Papierdokumente müssen sich in die Systematik eines Dokumenten Management Systems einbinden lassen. Da Dokumentenquellen sehr heterogen sein können, liegt die Stärke eines professionellen Dokumenten Management Systems zur Verwaltung Ihrer Dokumente in der Überwindung von hierarchisch organisierten und somit unflexiblen Ablagesystemen. In einem DMS setzen Sie Dokumente unterschiedlichen Ursprungs miteinander in sinnvolle Beziehungen und können Dokumente anhand verschiedener Suchkriterien auffinden. Dadurch sichten Sie nicht nur Informationen aus einzelnen Dokumenten, sondern auch komplexe informelle Zusammenhänge, mit denen die Einzeldokumente in logischer Verbindung stehen.


Somit hängt die Produktivität einer Dokumenten Management Software maßgeblich von der Systematik der eingebrachten Dokumentenorganisation ab. Die Einführung eines Dokumenten Management Systems erfordert aus diesen Gründen eine fundiert vorbereitete Planung. Bei der Umsetzung spielt neben der Wahl der datenbankgestützten Softwareapplikation und der sorgfältigen technischen Implementierung vor allem die Systematik eine Rolle, mit der die Dokumente auf Ihre Ablauforganisation und Geschäftsprozesse abgestimmt werden.

Abbildung von Geschäftsprozessen

Ein Dokumenten Management System muss alle Stadien im Lebenszyklus eines Dokuments berücksichtigen. Vom Eingang eines Schriftstücks über das Controlling bis zur Archivierung müssen berechtigte Mitarbeiter auf benötigte Dokumente per Knopfdruck zugreifen können, um sie zu bearbeiten oder weiterzuleiten. Sämtliche Dokumente können somit in jeder Phase eines Geschäftsvorgangs kunden-, projekt- oder produktbezogen gesichtet, zugeordnet und bearbeitet werden. Einer Bestellung wird beispielsweise nicht nur die Auftragsbestätigung und Rechnung zugeordnet, sondern auch sämtlicher Schriftverkehr zu möglichen Reklamationen oder Gewährleistungsvorfällen. Genauso systematisch wie Geschäftsdokumente im kaufmännischen Bereich können technische Zeichnungen in Maschinenbauunternehmen oder Akten in Behörden archiviert werden. Der Ursprung des Dokuments ist dabei irrelevant. Das kann ein eingescanntes Schriftstück, ein Fax, eine E-Mail oder auch ein Office-Dokument sein.

Workflow optimieren

Durch den Einsatz eines leistungsstarken DMS können Sie viele Prozesse in Ihrer Verwaltung beschleunigen. Sie verbessern den Informationsfluss, sorgen für eine lückenlose Prozessbearbeitung, straffen den Arbeitsablauf und optimieren dadurch den Workflow in Ihrem Unternehmen. Nicht nur die Durchlaufzeiten bei der Bearbeitung von Schriftstücken verkürzen sich drastisch, sondern auch die Suchzeiten. Ihre Mitarbeiter können sämtliche Dokumente im zentralen Dokumentenarchiv standortübergreifend von allen Arbeitsplätzen aus ansehen und den aktuellen Bearbeitungsstand jederzeit auf Knopfdruck ermitteln.

Revisionssichere Archivierung

Wenn sich alle Bearbeitungsschritte von Dokumenten im System lückenlos nachvollziehen lassen, gilt die Dokumentenarchivierung zudem als revisionssicher. Ein Dokumenten Management System, das diese Erwartungen erfüllt, entspricht den Anforderungen des Handelsgesetzbuchs und den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme in Bezug auf die Revisionssicherheit elektronischer Archivsysteme.

Kompetenz in Sachen Dokumenten Management System

Die Columbus Systems GmbH verfügt als Spezialist für Dokumenten Management Systeme über mehrjährige Erfahrung bei der Einführung und Implementierung in mittelständischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen.

Wir beraten Sie optimal bei der Planung und Einführung Ihres Dokumenten Management Systems sowie über sämtliche Funktionen und unterstützen Sie im laufenden Prozess.

 
 
 
 

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