Referenzen

Irseer Kreis Versand gGmbH

Anbindung von Webshops und Paketdienstleister sowie die einfache Bedienung der ERP Software haben den Versandhändler überzeugt.

Im Jahr 1988 wurde das Versandhandelsunternehmen in Kaufbeuren als Integrationsfirma, heute Inklusionsfirma für psychisch kranke Menschen gegründet. In dem mehr als 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter starken Team wird Inklusion gelebt: Das Sozialunternehmen schafft Arbeitsplätze für psychisch erkrankte Menschen. Weiterhin werden Ausbildungsplätze für schwer vermittelbare Jugendliche angeboten. Darüber hinaus werden aufgrund der Erkrankung früh berentete Menschen eine Anstellung als geringfügig Beschäftigte im s.g. Zuverdienst.Das Sortiment enthält circa 15.000 Kreativ-, Therapie-, Kunst- und Werkartikel, die über einen Katalog sowie über verschiedene Online-Shops erworben werden können. Die Kunden finden sich sowohl im B2B als auch im B2C Bereich.

 

Die Herausforderung

Bei der Irseer Kreis Versand gGmbH befand sich ein, seit 25 Jahren, etabliertes ERP-System im Einsatz, welches aufgrund veränderter Rahmenbedingungen sowie neuer Anforderungen ersetzt werden sollte.


Das neue ERP System sollte nicht nur sämtliche Logistikprozesse wie bisher abdecken, sondern darüber hinaus in der Handhabung äußerst einfach und verständlich sein. Dadurch soll die Einarbeitung erleichtert werden und die Umstellung auf ein neues System hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern finden.


Nachdem SAP Business One im ersten Termin ausführlich vorgestellt wurde, folgte gemeinsam mit Columbus Systems ein Referenz-Besuch: Bei der PROLANA GmbH, ebenfalls ein Versandhändler, wurde die Handhabung sowie der praktische Einsatz von SAP Business One vor Ort demonstriert. Die vollumfängliche Abbildung aller notwendigen Prozesse, die Integration der Webshops, der B2B Kunden mit SAP R3 im Einsatz sowie letztendlich die intuitive und klar strukturierbare Bedienoberfläche „SAP Fiori“, hat die Irseer Kreis Versand gGmbH von SAP Business One überzeugt.

 

Beim Kunden im Einsatz

„Wir freuen uns, mit SAP Business One eine Lösung gefunden zu haben, die trotz des breiten Funktionsumfangs, eine so einfache und anpassbare Benutzeroberfläche aufweist. Aufgrund dessen findet das ERP-System hohe Akzeptanz und konnte schnell erlernt werden“, berichtet Michael Rohrer, IT-Verantwortlicher beim Irseer Kreis Versand gGmbH.

Das ERP-System wird On-Premise betrieben und somit auf kundenseitigen Servern gehostet. Damit die Datenhoheit und
-sicherheit von der Irseer Kreis Versand gGmbH eigenständig verwaltet und reguliert werden kann.

Team Irseer Kreis Versand gGmbH (© Irseer Kreis Versand gGmbH)
Team Irseer Kreis Versand gGmbH (© Irseer Kreis Versand gGmbH)
 

Bereits der Einkauf verfasst auf Basis sekundengenauer Lagerinformationen sowie den offenen Kundenaufträgen aus dem Vertrieb die Bestellungen in SAP Business One. Artikelstammdaten werden anschließend im System ergänzt, Bilder zu den Produkten hochgeladen und der Lagerbestand aktualisiert. Die Daten können gleichzeitig für die Online-Shops herangezogen und direkt aus dem System gespeist werden.


Ein Kundenauftrag kann über eine manuelle Eingabe, wenn der Kunde telefonisch bestellt, angelegt werden. Bei der Erfassung des Kundenauftrags erfolgt im Hintergrund eine Verfügbarkeitsprüfung, sodass der Kundenberater dem Kunden in Echtzeit mitteilen kann, ob die Ware aktuell auf Lager und in der gewünschten Menge verfügbar ist.


Bestellt der Kunde über den Webshop, wird der Kundenauftrag in SAP Business One automatisiert angelegt, die aktuellen Lagerbestände werden dem Kunden über ein Ampelsystem dargestellt, welches ebenfalls auf aktuelle Lagerdaten in SAP Business One zugreift. Anschließend kann der Kunde aus mehreren Zahlungsmethoden, unter anderem PayPal, auswählen und seine Bestellung aufgeben.


In der Kommissionierung der Ware stehen den Mitarbeitern mehrere Workstations zur Verfügung. Die SAP Business One Oberfläche wurde entsprechend angepasst, sodass ausschließlich die Funktionen erreichbar sind, welche in diesem Arbeitsprozess notwendig sind. In wenigen Klicks kann der Mitarbeiter je Kundenauftrag eine Kommissionierliste ausdrucken, die anschließend von ihm bearbeitet und abgehackt wird. Sind alle Artikel zusammen, kann zurück an der Station, der Lieferschein sowie das Versandlabel, auf Basis der hinterlegten Stammdaten, gedruckt werden.


Der Versand der Ware erfolgt über DHL, weshalb der Paketdienstleister direkt an das System angebunden ist. Nach dem Druck der Versandunterlagen, wird die Sendung digital beim Versanddienstleister angemeldet und der Kunde wird über den Versandstatus informiert. Die Benutzeroberfläche an diesen Workstations ist intuitiv und führt mit wenigen Klicks durch die Prozess-Schritte. Die notwendigen Unterlagen werden automatisiert auf Basis der Stammdaten im ERP System generiert und reduzieren den Arbeitsaufwand sowie die Fehleranfälligkeit. 


Je nach gewählter Zahlungsart erfolgt die Rechnungsstellung aus dem System. Zahlungseingang der Bestellungen, die Bankenabwicklung sowie die gesamte Finanzbuchhaltung werden von der eigenen Buchhaltung in SAP Business One geführt. Über das DATEV Add-on ist der Steuerberater angebunden.


Weitere Informationen zum Unternehmen


 
 
 

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